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ERP系统下会计处理的常见误区
来源: 知乎专栏   作者:云中流浪  日期:2017-10-11  类别:生产制造  主题:ERP  编辑:Carey
在erp系统下,日常的会计分录都可以过模板设置,实现自动化生成。其处理机制就是供应链各环节,在每一个环节上,根据实际业务输入/下推相关单据,然后凭证模板设置抓取各类单据在会计上需要的关

一:ERP就是无纸化,不需要单据?

Erp下是否意味着企业任何凭据无纸化呢?笔者曾接触的erp企业,实施半年了,供应链环节的都没有单据。问销售出库单是否有保存回签的客户签收单,出库人员说:“erp下都是无纸化办公啊,系统中的明细非常清楚,哪天发货的,发票信息,物流信息,条形码等等,一查就知道。”我心想可是没有纸质单据回签回来,哪天客户不认账咋办?后来不就果然几家客户就发生了不认账的情况,而企业又拿不出出库回签单。如果说出库单人员没有单据意识,是因为没有认识到单据的重要性,但是结果发现财务人员也没有单据意识。除了日常的发票外,其他的单据完全依靠系统单据,且会计凭证下后面没有附任何单据,说是都在系统里。

erp下单据的问题,和一些erp企业财务沟通过,大家普遍不太重视单据。不管是上市公司还是非上市公司都存在单据不完善的问题。比如随便检索了一家上市公司涉及erp系统下单据的整改报告,新疆金凤科技股份有限公司,关于中国证监会新疆监管局现场巡检意见的整改报告。( 2010 年 03 月 04 日) 问题 :2、 存在核算依据不充分、记账凭证未附原始凭证的不规范情况。如公司全资子公司北京金风科创有限公司预提费用未附原始凭证, 2008-2009 年 6 月原材料入库、自制半成品出入库等均未附原始出入库单,仅在公司 ERP 系统中进行登记。公司本部 2008 年 8 月 1264 号凭证委托外单位加工物资,金额 6593 万元,未附出库单、加工合同及审批程序等原始凭证;2008年 8 月 1283 及 1284 号凭证,研发部门领用材料未附出库单等任何原始凭据。 整改:2、 公司部分记账凭证未附原始凭证,多为 ERP 仓存系统中物料的入库、领出等相关单据,财务人员在仓存系统中生成机制凭证时,由于附件张数太多,系统中有相应单据,财务人员未及时打印粘贴,造成原始凭证不完整,目前上述会计凭证后未附附件及调账说明等事项已更正,今后公司将加强财务人员日常工作管理,规范原始凭证的处理,保证原始凭证的及时性和完整性。


二:会计处理按照模板来不是按准则来?

在erp系统下,日常的会计分录都可以过模板设置,实现自动化生成。其处理机制就是供应链各环节,在每一个环节上,根据实际业务输入/下推相关单据,然后凭证模板设置抓取各类单据在会计上需要的关键信息,最后分录就自动生成了。因此在erp系统下,会计处理是否准确存在两个关键点,一个是各供应链环节在单据输入的准确性,也就是如何将业务准确的翻译并输入系统设置的单据中以便凭证模板准确取数,二是会计分录模板在设置的时候,如何准确的设置抓取各类单据数据,形成符合要求的分录。实务中存在的问题除了以上两点常见的单据输入错误导致凭证错误,或者凭证模板设置错误导致分录错误之外。还有致命的一点,那就是对于刚接触系统,对于系统不熟悉的会计人员,存在主观认为ERP下的会计处理就是智能化处理,或者erp下的会计处理就是标准的处理。从而忽视了会计做账最根本的要求,也就是做账的基本法则,会计准则。不管我们以前是手工帐,还是电算化,还是erp,还以后的机器人智能化记账,都不能离开会计准则的规定,脱离了准则的会计处理那是没有根源的账务。


这个问题笔者曾接触的情况是,某小企业上ERP半年多了,但是相关人员都从未接触过erp系统,涉及凭证模板这块都是最初erp实施顾问进行的设置,企业认为设置好了,之后只要点击“下一步”自动生成就可以了。笔者检查企业其他出库生成的分录存在严重的问题(系统一般的销售出库,都是销售出库单。对于非销售出库的特殊情况,都是通过其他出库单),一是企业人员对于其他出库单,单据输入没有清晰的认识,这半年非销售出库单的单据,都是走的其他出库,但是其他出库单这个单据,有十几项需要勾选的项目,其中涉及的单据类型,涉及的出库领料部门。企业人员都是默认系统的第一项,而系统默认的第一项是标准出库单,默认的部门是研发部。如此造成最后生成的分录都是 借:研发支出 贷:库存商品/原材料。由此造成的分录,企业会计人员第一是说自己不熟悉系统,然后说这些都是erp方设置好的,应该不会有问题吧。笔者当时说,这个会计处理根据准则来肯定存在问题的,会计人员说“反正其他出库单据属于非标准业务,我们想既然系统默认计入研发支出,所以没有根据具体业务一单单区分,再说了计入研发支出还能享受加计扣除呢”听到这话我也是醉了,刚开始我还是以为是会计业务处理不行呢,原来想通过浑水摸鱼,享受加计扣除啊。笔者当时强调一定要规范其他出库单据输入,以及调整分录模板。当时会计说:“反正是系统自动生成的分录,查到了就说我们根据系统出来的账”这个锅系统来背? 扎心了我的erp系统啊。


三:税务处理也听erp的?

在erp系统下,一般来说达到了系统处理会计分录并进行相关税务处理的功能,比如销售商品流程:发出商品后,根据销售订单下推生产销售出库单,分录为借:发出商品,贷:库存商品,开具发票后,根据销售出库单下推生产应收账款,分录为借:应收账款 贷:主营业务收入 贷:应交税费-应交增值税(销项税额)同时结转成本:借:主营业务成本 贷:发出商品 收到款项后,根据应收单下推生产收款单,分录为借:现金/银行存款/应收票据 贷:应收账款 。这是一般的正规业务,相关分录只要相关单据输入正确,分录生产不存在很大的问题。但是对于非标业务,企业存在处理盲点。比如给客户无偿赠送的样品,在根据销售订单下推生产销售出库单中,有一个勾选“赠品”设置,勾选赠品后,此赠品不需要输入价格。于是供应链出库人员,一直按照这个模式输入,因为其认为既然系统这么设置了如此操作,这么操作就对了。然后生产的会计是借:发出商品,贷:库存商品 。会计人员在检查此分录时,有的可能不了解业务,认为这是正常的业务没有太去关注,有的追溯查询系统单据或者询问了解此业务,得知是赠品。可是认为系统既然这么设置的,那么肯定税务处理就不存在问题,如果有问题,那么ERP系统肯定不会这么处理,毕竟ERP这么高级的东西。这么盲从erp系统的思维肯定是错误的,关于这点本人后续与erp方沟通过,他们自己也知道系统对于税务的很多处理是存在问题的,需要企业根据实际税务的需求来处理,必要时修改单据或者修改分录模板。


四:有了erp财会人员专注分析就行?

就笔者接触的erp系统而言,个人感受erp只会给管理规范的企业锦上添花,不会给管理混乱的企业雪中送炭。那些管理存在严重问题的企业,通过上一个系统就给企业带上管理正道的想法,需要及时纠正。对于erp下的财务人员来说,似乎在erp下,我们分录不需要输入了,我们很多取数更加便捷了,很多数据抓取更加方便了,似乎解放了我们所谓的“重复”操作。但是我们不能抛弃我们的会计准则,税务规定,而依赖系统的自动化。同时我们更要熟悉并熟练掌握erp系统对财务的影响,以及相关的取数逻辑。

看似erp下,财务人员的基础重复劳动得到了解放。而现实是在基础运行阶段,财务人员可能在erp下更加焦头烂额。具体体现在,每月结账时财务人员可能面对成百上千的,系统无法结账的错误提示,这些提示需要财务人员追踪供应链上游的各个环节,与供应链输入单据人员沟通具体业务,然后解决问题。同时财务人员平时需要花更多的时间,从采购入库、研发领料、生产加工、销售出库各类单据进行各项数据的核对,对于期初不规范的企业,各个环节人员输入单据完全按照自己的理解来输入单据(供应链环节人员也存在不知道单据相关信息对财务的影响),未站在整个环节以及对财务数据的影响角度来输入单据。因为供应链每个环节输入的数据,可能直接影响最后分录正确与否,直至最终出来的财务报表的准确性与否。

比如采购入库这个环节,一般是根据采购订单下推生产采购入库单,形成的分录时借:原材料 贷:应付账款-暂估应付款 ,然后收到采购发票后,根据采购入库单下推生产应付单,生产的分录是借: 应付账款-暂估应付 借:应交税费-应交增值税(进项) 贷:应付账款 ,之前企业根据采购入库单下推生产应付单,这个操作由采购人员根据收到发票进行操作,而采购人员在输入应付单时,是根据发票开具日期,勾选应付单上的日期,也就是保持erp系统中应付单的日期与发票开具日期一致,采购人员一直都是“严格”操作的。采购人员说:“系统数据要准确嘛,所以和相关单据保持一致”,后来笔者刚去此企业,发现采购人员的“严格”处理是错误的。比如采购人员2017年9月2日收到的,供应商开具日期为8月29日的发票。此发票财务人员是9月2日扫描认证的。那么在系统上此发票生产的分录为借: 应付账款-暂估应付 借:应交税费-应交增值税(进项) 贷:应付账款 ,由此看出相关税金计入的是8月份的进项税额,而实际扫描认证是计入9月份了,由此造成增值税申报与系统完全不一致。当然采购人员是并不知道此日期输入会给财务造成的影响,而企业财务人员完全依赖系统,对于相关单据没有进行检查。也可能认为基础重复的数据不需要财务关注,而去忙高段位的财务数据分析去了。试想每个月月增值税申报和系统完全脱节,财务的基本功能都没实现,谈何数据分析?这类小问题尤其在刚开始运行系统的企业比较多。更多的问题是涉及成本计算方面,如果没有基础的成本核算专业知识,以及对成本业务的理解, 完全依赖系统中成本计算的“下一步”,将成本核算准确,那是绝对不现实的。笔者刚接触erp成本计算这块时,算出某个产品后,老板看完之后说:“给你们买了erp系统,你们怎么算出来的数据怎么差异这么大?”,笔者心想系统计算出来的数据还会出错。后来追查下去,原来是是生产环节系统BOM版本设置出现了问题,由此导致成本错误。这是单据和系统取数方面可能存在的问题,还有一次系统运算出来的产品成本出现了负数,后来ERP方说是系统补丁出现了问题,可能国产ERP本身在成长阶段,出现问题你也不要奇怪。所以想准确的实现成本计算,除了成本核算的专业知识,同时也要掌握系统成本计算的取数逻辑。否则计算出来的成本,两眼一抹黑,完全心里没底。严重时可能导致公司定价和市场战略出现问题。 所以,在erp下财务人员更是需要把财务基础数据打牢,规范各供应链的单据输入的规范性,核查系统取数的逻辑,将非标业务准确翻译并输入系统并转换为系统单据。这些基础工作做好了,数据准确了之后,然后我们手上的高段位的财务分析工具财务变成利器,否则建立在混乱的数据基础上的分析,只是“空中楼阁”。


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