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BPM项目的探索与实践
来源: 51CTO   作者:金春姬  日期:2017-11-14  类别:协同办公  主题:BPM  编辑:如鲸向海
好的信息化项目一定能让公司在瞬息万变的市场中占据足够的优势。同时,她也时刻提醒自己,要仰望星空,更要脚踏实地。CIO在面对眼花缭乱的新技术时,切勿看哪个好就用哪个,也不要过度相信国外

好的信息化项目一定能让公司在瞬息万变的市场中占据足够的优势。同时,她也时刻提醒自己,要仰望星空,更要脚踏实地。CIO在面对眼花缭乱的新技术时,切勿看哪个好就用哪个,也不要过度相信国外的产品,选择的前提是它能否解决企业核心业务的问题。


BPM提高企业运营效率

作为电子测量仪器综合服务商,全公司上下二百余人,但是公司对信息化重视的程度却丝毫不低。目前,公司的核心信息化项目主要包括:CRM、BPM、ERP系统等。而近期,最让她满意的是BPM项目的实施。

BPM最大的优势是业务流程优化。当ERP与BPM集成后,所有的数据可通过BPM设定好的流程逐步流转,这极大提高了员工的工作效率。因为BPM可通过融合公司业务流程与信息资源,利用IT系统将流程固化下来,从而降低公司管理成本,提高运营效率。“现在,都是业务部门抢着提需求,让我帮他们做流程优化。”金春姬在采访时兴奋地说,“常常有近几十个需求排队等待我去分配。”

被“打入冷宫”的BPM

金春姬表示,BPM系统如今已囊括七十多个工作流程,同时已与CRM、ERP系统集成,能够满足公司大部分的业务需求。不过,项目的实施并非一帆风顺。

她在2009年的时候提出过建设BPM的意见,但由于当时技术团队力量薄弱,面对多个信息孤岛,很难做到系统的技术整合。因此当时并未将该项目列入重点议事日程。

但是,2013年,电子测量仪器租赁业务发展异常迅速使传统信息系统难以再继续支撑租赁业务。因此,企业意识到必须选用合适的系统结合早期系统来管理租赁业务。当时,距第一次提出BPM项目已相隔4年。

选型之路也并非易事

多年的信息化经验使她确信BPM能够解决当前企业的难题。因为,BPM是一种能够实现企业各种业务环节整合的全面管理模式。

现实情况是,在选型时,如何选择合适的服务商就成了她的难题。原因在于:

首先行业缺乏先例。因此,她必须做第一个吃螃蟹的人;其次,早期的租赁业务管理涉及到多个业务系统,例如,ERP系统用于记录订单,还有物流管理系统等,而多个系统并未集成。在这样的情况下,商务助理在处理业务时就不得不多次录入数据,严重影响效率;此外,租赁业务比传统销售业务更复杂,流程更长,对物流管理也提出了新要求。

因此,她对BPM的要求是:第一能够避免数据重复录入;第二可以实时查询核心数据,例如物流、仓储数据;第三可实现资料共享。

在选型的初期,金春考虑过汽车租赁行业的管理系统,后因财务系统的一些流程和企业租赁行业相差巨大而放弃。之后,她也陆陆续续走访过一些不错的厂商,也咨询过他们的用户,多次考察后选择了现在的BPM系统服务商。

虽然敲定了合适的服务商,对于金春姬而言,如何实施好此次的项目才是最大的难题。

实施之路也遇到波折

成功的信息化建设离不开CIO对整体业务的把握。然而CIO并非能了解所有流程的细节,因为她也曾遭遇“返工“。

据了解,2007年东方中科已经有租赁服务了。尽管她对租赁业务有较深的理解,但是仍有一些业务流程没有考虑到。例如,一个电子测试设备需要定期进行计量校准,仪器设备租赁给用户后,可能需要在租期内将其送到计量所进行校准。为了不耽误用户的使用,公司通常会寄备用机过去。但是,计量后的仪器是返回公司,还是重新发给用户?虽然,系统已经设定了18种物流流转方式,但还是忽略了一些特殊场景。

因此,金春姬和其团队立即测试系统,同时不断地从实施效果和得到的数据中直观发现企业面临的流程短板。经过反复测试、沟通、核对后,她收集到了与租赁业务相关的几乎所有工作流程。经过半年时间返工后,系统在2015年优化上线。

结语

BPM的实施不仅满足了企业租赁业务对实时查询、资料共享、避免重复录入数据的要求,也加深了金春姬对业务的理解,同时还锻炼了队伍 。与此同时, 她自豪地说:”BPM系统原本是为租赁业务而设计的系统,但是当公司所有人看到其效果后,就一直要求我为他们部门业务设计工作流程。“2016年,全公司逐步通过BPM进行业务流程管理,并加强公司内控管理。

当然,BPM项目的成功离不开企业高层领导的重视,也是金春姬以及整个团队的共同作用。但是,其更为深层的原因是BPM的实施从一开始就是从一个业务版块开始,然后到一些特定业务,最后才是面向整个公司全面铺开。BPM倘若一开始是全面启动,很容易由于目标太大导致项目因流程太多、难度过高而失败。因此,无论是BPM项目,还是其他的信息化项目都应选择在一、两个特定的场景下去实施,然后再逐步进行。


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